POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

LOGISTICA EP ASESORIAS E INVERSIONES S.A.S.

 

En cumplimiento  a lo dispuesto en la Ley  1581 de 2012,  Decreto 1377 de 2.013 y demás normas que sean aplicables, se establece la presente política  de tratamiento de Datos personales de la empresa  LOGISTICA EP ASESORIAS E INVERSIONES S.A.S. y en el que se describen los mecanismos por medio de los cuales la COMPAÑIA, garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus base de datos o que en el futuro se obtenga, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del Derecho de habeas Data.

Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran  a  suministrar a LOGISTICA EP ASESORIAS E INVERSIONES S.A.S., cualquier  tipo de  información  o  dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

NOMBRE DE LA COMPAÑIA: LOGISTICA EP ASESORIAS E INVERSIONES S.A.S.

N.I.T. 800160068-8

DOMICILIO  Y  DIRECCIÓN: En el Municipio de Yumbo, en la Carrera 34 No.10-229.

CORREOELECTRÓNICO: servicioalcliente@epexpress.co

TELEFÓNO: 6644689

II. MARCO LEGAL

Constitución Política, artículo 15.
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decreto Reglamentario  1377 de 2013

III. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de la empresa LOGISTICA EP ASESORIAS E INVERSIONES S.A.S.,  cuyo titular sea una persona natural.

IV. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso  de  privacidad: Comunicación verbal  o  escrita generada por  el  Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (Heredero)

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los   datos  públicos  pueden  estar  contenidos,  entre  otros,  en   registros  públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a  un  receptor, que  a  su  vez  es  responsable del  tratamiento y  se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión:  tratamiento  de  datos  personales  que  implica  la  comunicación  de  los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

PRINICIPIOS

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, LOGISTICA EP ASESORIAS E INVERSIONES S.A.S. aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad regulada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables.

Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice LOGISTICA EP ASESORIAS E INVERSIONES S.A.S. o  a  la  cual  tuviere  acceso,  obedecerán  a  una  finalidad  legítima  en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la  cual  deberá  ser  informada  al respectivo titular de los datos personales.

Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, LOGISTICA EP ASESORIAS E INVERSIONES S.A.S. garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y  la  Constitución. En consecuencia, el  tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Para estos propósitos la obligación de LOGISTICA EP ASESORIAS E INVERSIONES S.A.S., será de medio.

Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por LOGISTICA EP ASESORIAS E INVERSIONES S.A.S., se deberá  manejar  con  las  medidas  técnicas,  humanas  y  administrativas  que  sean necesarias para  otorgar  seguridad a  los  registros  evitando  su  adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que en LOGISTICA EP ASESORIAS E INVERSIONES S.A.S., administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se  encuentre  en  Bases  de  Datos,  están  obligadas  a  garantizar  la  reserva  de  la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

CONTENIDO DE LA BASES DE DATOS:

En las bases de datos de LOGISTICA EP ASESORIAS E INVERSIONES S.A.S.., se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, copia de la cédula, genero, datos de contacto (Correo electrónico, dirección, teléfono fijo y móvil). En la base de datos de empleados, contratistas, clientes, se incluye información  como historia laboral, académica, fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos. En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 6 y 7 de la ley 1581del 2.012.

TRATAMIENTO

La información que consta en las bases de datos de la compañía es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida.

DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

a. Acceder, conocer,   actualizar   y   rectificar   sus   datos   personales   frente   a LOGISTICA EP ASESORIAS E INVERSIONES S.A.S..,  en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LOGISTICA EP ASESORIAS E INVERSIONES S.A.S,  para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido,  salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.

c. Ser informado por LOGISTICA EP ASESORIAS E INVERSIONES S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces,  quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante LOGISTICA EP ASESORIAS E INVERSIONES S.A.S.

e.Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f. Acceder  en  forma  gratuita  a  sus  datos  personales  que  hayan  sido  objeto  de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

  • El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición LOGISTICA EP ASESORIAS E INVERSIONES S.A.S.
  • Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

 

Derechos de los niños y adolescentes

En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.

Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean  de  naturaleza  pública,  y  en  este  caso  el  tratamiento  deberá  cumplir  con  los siguientes parámetros:

a. Responder y respetar el interés superior de los menores
b.Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.

 

Es  tarea  del  Estado  y  las  entidades educativas de  todo  tipo  proveer  información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y  adolescentes de  sus datos personales, su  derecho a  la  privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

DEBERES DE LOGISTICA EP ASESORIAS E INVERSIONES S.A.S COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

LOGISTICA EP ASESORIAS E INVERSIONES S.A.S., reconoce  la  titularidad  que  de  los  datos  personales ostentan  las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto,  utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes.

En  el  tratamiento  y  protección  de  datos  personales, LOGISTICA EP ASESORIAS E INVERSIONES S.A.S  tendrá  los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.

c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f. Actualizar  oportunamente  la  información,  atendiendo  de  esta  forma  todas  las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

h. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

i. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

j. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

k. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

l. Cumplir  los  requerimientos  e  instrucciones  que  imparta  la  Superintendencia  de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

m. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

o. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.

p. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

q. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

r. Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

LOGISTICA EP ASESORIAS E INVERSIONES S.AS., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública.
c. Casos de urgencia médica o sanitaria.
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.